Warum große Dateianhänge per E-Mail keine gute Idee sind

Manche meiner Kunden lächeln etwas mitleidig, wenn ich sie bitte mir keine Grafikdaten oder andere größere Dateien zur Bearbeitung eines Auftrages als E-Mail Anhang zu senden.

Sie fragen sich, warum man im Zeitalter von Festplatten im Terrabyte-Format  nicht ein paar MB per E-Mail senden sollte.

Ich habe nicht etwa Probleme mit meinem Mailserver. Ich verwalte selbst mehrere eigene Mailserver und es besteht keinerlei Problem dabei Dateianhänge ohne jede Größenbeschränkung zu erlauben.

Das Problem ist anderer Natur: Als ordentliches Unternehmen bin ich – wie alle anderen deutschen Unternehmen auch – zur Archivierung von Geschäftskorrenspondenz – und dazu gehören selbstverständlich auch E-Mails verpflichtet. Die Anforderungen möchte ich hier nicht wiederholen, sondern statt dessen auf eine informative Broschüre zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung von MailStore, einem Anbieter von Mail-Backuplösungen, verweisen.

Kurz gefasst: Alle Briefe und E-Mails müssen Sie und ich für mindestens 6 Jahre (ggf. auch 10 Jahre) archivieren und im direkten Zugriff behalten. Es besteht keine Verpflichtung Paketsendungen und Päckchen zu archivieren – senden Sie also bitte Ihre „Datenpakete“ schnell und kostenlos über meine virtuelle Poststelle und nicht als E-Mail.

Visualisierung von Adressen in Google Maps mit fusiontables

Eine neuere und noch weniger bekannte Dokumentenart in Google „Text & Tabellen“ stellen die fusiontables dar. Im Unterschied zur „normalen“ Tabelle können hier gut auch größere Datenmengen genutzt und vor allem einfach gefiltert und visualisiert werden. Die Visualisierungen sind gerade dann optimal geeignet, wenn Daten in Karten visualisiert werden sollen.

Ich habe für Testzwecke eine Adressliste erstellt und die Lokalisierung in Google-Maps visualisiert. Das funktioniert sehr einfach, die einzige Hürde die man dabei nehmen muss ist das Zusammenfassen der Adresse in einer eigenen Spalte, der man dann in fusiontables nur noch das Attribut „localisation“ zuweisen muss.

Wie fasst man aber eine Adresse aus mehreren Spalten in einer Spalte zusammen? Hierzu gibt es eine Google Fusion Hilfeseite die das Vorgehen für Excel erläutert. Eine Funktion wie CONCATENATE  gibt es natürlich nicht nur in Excel. In der deutschen Version von  OpenOffice Calc heißt die Funktion VERKETTEN. In meinem Beispiel verkettete ich die Adressfelder PLZ, Ort und Straße mit der Formel

=VERKETTEN("Deutschland ";C2;" ";D2;" ";B2)

Erfolgsfaktor Usability: wie Websites für User intuitiv nutzbar gemacht werden können

Heute entdeckte ich bei scribd das interessante Dokument Erfolgsfaktor Usability „Don`t make me think!“ das gute Anregungen für eine gute Benutzbarkeit von Webseiten bietet.

„Die Gebrauchstauglichkeit von Websites – Perspektiven und Ansätze, wie Websites für User intuitiv nutzbar gemacht werden können“

Die Veröffentlichung dieses Dokumentes erfolgt nicht durch mich, sondern durch Scribd. Dort ist das Dokument unter Angabe der CC-Lizenz veröffentlicht. Falls Sie als Rechteinhaber an dem Dokument eine Entfernung dieser Verlinkung wünschen, beachten Sie bitte meinen Hinweis zur Störungsbeseitigung.

Konversionsrate optimieren (CRO)

CRO: Wie man aus Besuchern Kunden macht.

Suchmaschinenmarketing (SEM) besteht darin mittels bezahlter Anzeigen Besucher auf eine Webseite zu locken. Davon unterscheidet man die Suchmaschinenoptimierung (SEO), also Maßnahmen am Internetangebot selbst, die den Zweck verfolgen möglichst gut platzierte Treffer bei themenrelevanten Suchen zu erhalten. Die dritte Disziplin im Bunde ist die Optimierung der Konversionsrate (CRO), also Maßnahmen die Untersuchen an welchen Stellen Besucher auf ihrem Weg vom ersten Kontakt mit der Seite bis zum finalen Bestellprozess verloren gehen.
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Wie verärgert man mittels Call-Center potentielle Kunden – Garantiert?

Callcenter rüsten auf: Rufschädigung für Auftraggeber inklusive

Gerade blättere ich in den Magazinen „Aquisa“ und „direkt marketing“ und lese wie wichtig es ist Kundenkontakte zu pflegen und dass ein modernes Unternehmen heutzutage selbst aktiv an Social Networking-Plattformen teilnehmen sollte um auf jeden Fall mitzukriegen, was die Zielgruppe so umtreibt – da läutet mal wieder das Telefon – und zwar genau einmal, also nicht lange genug um ranzugehen. Da dies in den letzten Tagen schon mehrmals passierte und ich glaube mich zu erinnern, dass jedesmal eine 071… Nummer auf dem Display erschien, gehe ich der Sache nach.


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Warum man Dateien nicht "…neu", "…final" oder "…endversion" nennen sollte.

In unserer Branche ist es nötig, dass mehrere Änderungen an Dateien vorgenommen werden müssen, etwa bei Druckdaten, bis diese in Produktion gehen können. Der Grafiker/Setzer hat also immer wieder Änderungen an einer Satzdatei. Wie geht er damit um?

Möglichkeit a)

er überschreibt die vorhandene Datei und speichert die gänderte Datei mit gleichem Namen ab.

Vorteile:
+ wenig Dateien erhöhen die Übersichtlichkeit
+ wenig Speicherbedarf

Nachteile:
– ein nachträgliche Rücksprung auf eine Vorversion ist nicht mehr möglich!
– der Aufwand und die Änderungen können dem Kunden nicht nachträglich dokumentiert werden.

Möglichkeit b)

Man speichert die Dateien jedes mal unter neuem Namen ab.

Vorteile:
+ alle Versionsstände jederzeit verfügbar

Nachteile:
– höherer Speicherplatzbedarf
– Unübersichtlichkeit bei schlechter Namensgebung

Der gewichtigste Nachteil bei Möglichkeit b) kann jedoch problemlos durch eine gute Namensvergabe umgangen werden.

Was sind gute, was schlechte Namen um die Dateiversion zu kennzeichnen?

Wenn man sich für Möglichkeit b) entscheidet, dann stellt sich die Frage WIE man die Dateien benennen sollte. Beliebt aber wenig sinnvoll ist es einer neueren Dateiversion ein NEU im Namen zu verpassen. Das kann funktionieren, wenn es tatsächlich die NEUe Version bleibt, was aber, wenn es zu einer weiteren Änderung kommt? Mitunter wird dann der Zusatz FINAL bemüht, doch auch hier das gleiche Dilemma, was wenn aus der Finalen eine spätere Version als die Neue, aber eben noch nicht die Endgültige wird? Auch Dateien nachträglich wieder umzubenennen ist überhaupt keine gute Idee, da dann keine Abstimmung mit dem Empfänger mehr vorgenommen werden kann.

Die Namen sollten also LOGISCH aufgebaut sein, etwa indem für jede Version ein _VerX angehängt wird.
Es gibt dann schlimmstenfall eine _Ver1, _Ver2, _Ver3 usw. so ist immer auf einen Blick klar, welche Position in der Versionsgeschichte die Datei darstellt. Diese Art der Dateibenennung hat sich noch aus einem anderen Grund als vorteilhaft erwiesen: So bleibt es auch dem Kunden präsent die wie vielte Überarbeitung er soeben veranlasst hat – und es beschleunigt die Angelegenheit mitunter deutlich.

Manchmal kann es auch sinnvoll sein ein Datum mit in die Datei aufzunehmen. Dies macht keinen Sinn, wenn es darum geht das Erstelldatum der Datei zu speichern, da dies sowieso als Dateieigenschaft mitgespeichert wird. Wenn es aber z.B. darum geht Dateien welche einen bestimmten Stand, oder ein Aufnahmedatum (das vom Bearbeitungsdatum abweicht) zu dokumentieren, ist die Vergabe eines Datums im Namen sinnvoll. In welcher Form sollte das Datum in den Dateinamen geschrieben werden? In Deutschland ist als Datumsschreibweise TT.MM.JJ üblich. Diese schreibweise empfinde ich als unpraktisch, da sie beim Sortieren der Dateien nach Namen zu unlogischen Ergebnissen führt (Es wird nach Jahr, dann Tag und nicht nach Jahr, dann Monat, dann Tag sortiert). Besser ist das Datumsformat nach ISO 8601:2004 und EN 28601 zu verwenden: YYYYMMDD (Basisformat) oder YYYY-MM-DD (erweitertes Format mit Mittelstrich als Trennzeichen). Ansonsten gleichnamige Dateien welche zusätzlich das Datum beinhalten werden bei einer Sortierung des Ordners nach Dateinamen folglich nach Datum sortiert.

So weit ist das Konzept einfach konsequent umzusetzen.
Schwieriger und unübersichtlicher wird es, wenn die Dateinamen nicht selbst vergeben, sondern Dateien vom Kunden übernommen werden.
Kunden halten sich leider so gut wie nie an Namenskonventionen und vergeben ihre Dateinamen irgendwie beliebig. Wie also diese Dateien in eine „ordentliche“ Organisation integrieren?
Eine Möglichkeit besteht darin die eingegangenen Dateien des Kunden zunächst in einem Eingangsordner zu isolieren.
Hat man ein klares Konzept nach dem die Dateinamen aufgebaut sein sollen und entsprechen die Dateien diesem nicht, kann man die Dateien nach der eigenen Konzeption umbenennen und dies in einer entsprechenden Textdatei dokumentieren.
z. B. erst mal an der Kommandozeile in dem Verzeichnis mit dir >> namensgebung.txt eine Textdatei mit allen Dateien erstellen.

Eine einfachere Lösung – ohne Extra-Dokumentation – besteht darin, den Originalnamen der eingehenden Datei um ordnende Bestandteile zu ergänzen. Der Originalname kann dann am Ende des Dateinamens belassen werden.