Warum große Dateianhänge per E-Mail keine gute Idee sind

Manche meiner Kunden lächeln etwas mitleidig, wenn ich sie bitte mir keine Grafikdaten oder andere größere Dateien zur Bearbeitung eines Auftrages als E-Mail Anhang zu senden.

Sie fragen sich, warum man im Zeitalter von Festplatten im Terrabyte-Format  nicht ein paar MB per E-Mail senden sollte.

Ich habe nicht etwa Probleme mit meinem Mailserver. Ich verwalte selbst mehrere eigene Mailserver und es besteht keinerlei Problem dabei Dateianhänge ohne jede Größenbeschränkung zu erlauben.

Das Problem ist anderer Natur: Als ordentliches Unternehmen bin ich – wie alle anderen deutschen Unternehmen auch – zur Archivierung von Geschäftskorrenspondenz – und dazu gehören selbstverständlich auch E-Mails verpflichtet. Die Anforderungen möchte ich hier nicht wiederholen, sondern statt dessen auf eine informative Broschüre zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung von MailStore, einem Anbieter von Mail-Backuplösungen, verweisen.

Kurz gefasst: Alle Briefe und E-Mails müssen Sie und ich für mindestens 6 Jahre (ggf. auch 10 Jahre) archivieren und im direkten Zugriff behalten. Es besteht keine Verpflichtung Paketsendungen und Päckchen zu archivieren – senden Sie also bitte Ihre „Datenpakete“ schnell und kostenlos über meine virtuelle Poststelle und nicht als E-Mail.

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